List Invoice Penjualan
Update Invoice Penjualan
Mark As Sent Invoice Penjualan
Print Invoice
Receive Payment
Delete Invoice Penjualan
List Invoice Penjualan
Tagihan / Invoice Penjualan (Sales Invoice) dapat dibuat dari Manifest Penjualan (Sales Manifest) yang telah dibuat sebelumnya. Seperti yang telah diketahui sebelumnya bahwa alur penjualan adalah dimulai dari Order Penjualan (Sales Order) kemudian di send to Manifest Penjualan (Sales Manifest), kemudian di send to Tagihan (Sales Invoice)
Untuk melihat daftar / list invoice penjualan, langsung saja klik menu . Selanjutnya akan muncul list invoice penjualan (Sales Invoice List) yang ditampilkan berdasar urutan status Draft >> Sent >> dan Paid, serta dari tanggal terakhir dengan status yang sama. Jika user yang anda gunakan mempunyai akses untuk Create Sales Invoice, di atas list invoice penjualan akan muncul juga list yang menampilkan manifest penjualan yang belum dibuat invoice.
Di list Complete Sales Manifest menampilkan kolom sebagai berikut:
| ID | : | nomor sales manifest |
|---|---|---|
| Tanggal | : | tanggal manifest penjualan |
| COD | : | muncul COD jika manifest penjualan tersebut ditandai sebagai transaksi COD (Cash On Delivery) pada saat pencatatan order penjualan. |
| Sales Order ID | : | nomor order penjualan |
| Outlet | : | nama outlet di manifest penjualan |
| Salesman | : | nama salesman |
| Delivery | : | delivery id, tanggal, dan nama driver pengiriman manifest |
Complete Sales Manifest
| # | ID | Tanggal | COD | Sales Order ID | Outlet | Salesman | Delivery | Actions |
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| 1 | 220428-008 | 2022-04-28 07:08:15 | COD | 220427-001 | 1728064: Keeling Group - North Vilmaburgh - Henrimouth | Enrique | 2: 2022-04-24 - Davion | Send to Invoice |
| 2 | 220428-007 | 2022-04-28 21:54:40 | 220427-002 | 817545: Bernier, Kovacek and Padberg - New Cleta - East Judahshire | Haley | 2: 2022-04-24 - Davion | Send to Invoice | |
| 3 | 220428-006 | 2022-04-28 09:50:15 | 220427-003 | 8531991: Paucek, Mayer and Leannon - North Jeremieton - New Kurtismouth | Gerson | 2: 2022-04-24 - Davion | Send to Invoice |
Sedangkan pada list invoice penjualan, menampilkan kolom dengan keterangan sebagai berikut:
| ID | : | nomor invoice penjualan (dibuat otomatis oleh system) |
|---|---|---|
| Tanggal | : | tanggal invoice penjualan |
| Sales Order ID | : | nomor order penjualan |
| Sales Manifest ID | : | nomor manifest penjualan |
| Outlet | : | nama outlet |
| Salesman | : | nama salesman |
| Status | : |
Draft jika invoice masih berupa rancangan (belum final / draft), Sent jika invoice telah final dan ditandai telah dikirim / ditagih, dan Paid jika invoice telah dibayar lunas. |
Setiap halaman maksimal hanya akan menampilkan 20 baris data. Gunakan page navigation untuk pindah ke halaman selanjutnya :
- Menu tidak akan muncul di side bar jika anda tidak memiliki akses atas menu tersebut.
- Data invoice penjualan yang ditampilkan pada list sesuai dengan hak akses anda, mungkin anda tidak dapat melihat data invoice penjualan yang dibuat user lain karena hal tersebut.
- Dropdown menu item yang tampil di sesuai dengan hak akses user anda.
Sales Invoice List
Submit Manifest Penjualan menjadi Invoice
Submit manifest penjualan menjadi invoice terbagi atas 4 step / tahapan, hingga invoice penjualan tersebut dapat diproses lebih lanjut :
Step 0: Send Sales Return to Manifest
Complete Sales Manifest
| # | ID | Tanggal | COD | Sales Order ID | Outlet | Salesman | Delivery | Actions |
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| 1 | 220428-008 | 2022-04-28 11:23:11 | COD | 220427-001 | 9870711: Kassulke-Schowalter - Giovanistad - Leonoraborough | Geovanny | 2: 2022-04-24 - Easton | Send to Invoice |
| 2 | 220428-007 | 2022-04-28 23:06:31 | COD | 220427-002 | 1605411: Ernser-Gibson - Port Gretaborough - Celestineview | Gene | 2: 2022-04-24 - Easton | Send to Invoice |
| 3 | 220428-006 | 2022-04-28 23:42:30 | 220427-003 | 9209391: Hickle, Buckridge and Wilderman - Peytonmouth - Brendenshire | Delmer | 2: 2022-04-24 - Easton | Send to Invoice |
Untuk membuat invoice penjualan (Sales Invoice) dari manifest penjualan yang telah complete, silahkan klik pada baris manifest penjualan yang telah complete pada list Complete Sales Manifest. Hingga muncul formulir Create Sales Invoice yang secara detail akan dijelaskan pada tahapan selanjutnya.
Step 1: Draft Request (Create Sales Invoice)
Data draft invoice akan secara otomatis terisi sesuai dengan manifest yang anda pilih sebelumnya, meliputi:
| Sales Order ID | : | nomor order dan indentitas outlet dalam order penjualan (Sales Order) |
|---|---|---|
| Sales Manifest ID | : | nomor manifest dan identitas outlet dalam manifest penjualan (Sales Manifest) |
| Outlet ID | : | id, nama outlet, alamat desa dan kecamatan |
| COD | : | jika transaksi tersebut ditandai cod (Cahs On Delivery) di order penjualan |
| Tanggal Tempo | : | tanggal jatuh tempo piutang |
| Salesman ID | : | nama salesman dalam tagihan (Sales Invoice) |
Kemudian klik button untuk menyimpan draft dan lanjut ke detail item produk (proses add items)
Step 2: Add Items
Detail item produk secara otomatis akan terisi dengan detail item produk dalam manifest yang akan ditagih, seperti yang tampil dibawah ini.
Tambah Item Produk dalam Tagihan
Untuk menambahkan item produk ke dalam tagihan, dengan memilih nama produk pada input Select Product di dalam card Add Item berikut :
Informasi detail tentang produk meliputi harga dalam satuan karton (Carton Price), harga pack (Pack Price), harga satuan (Pcs Price), stock tersedia (Available Stock), satuan terkecil, isi pack, dan isi carton dimunculkan pada bagian Product Information Details
Masukkan quantity produk sesuai dengan satuannya dan masukkan juga % (persen) discount. Kemudian klik tombol untuk menyimpan tambahan item produk dalam tagihan.
Edit Detail Item Produk dalam Tagihan
Semua item produk yang masuk dalam tagihan akan ditampilkan dalam tabel. Untuk melihat detail kalkulasi masing - masing item silahkan klik pada baris yang bersangkutan.
-
Untuk mengubah nama produk pada detail item produk, klik kolom Product pada baris yang akan diubah. Kemudian pilih / cari produk, dan klik untuk menyimpan perubahan.
-
Untuk mengubah quantity pada detail item produk, klik kolom Qty pada baris yang akan diubah. Kemudian ubah Qty Carton, Qty Pack, Qty Pcs selanjutnya klik untuk menyimpan perubahan.
-
Untuk mengubah discount pada detail item produk, klik kolom Discount pada baris yang akan diubah. Kemudian ubah Discount 1, Discount 2, dan Discount 3 selanjutnya klik untuk menyimpan perubahan.
Hapus Detail Item Produk dalam Tagihan
Untuk menghapus item produk dalam tagihan, klik pada baris yang akan anda hapus. Proses ini akan langsung menghapus item produk tersebut dari database, meskipun anda belum klik tombol untuk menyimpan proses ini.
Klik untuk melanjutkan ke tahapan selanjutnya.
Step 3: Summary
Anda dapat melakukan koreksi ulang terkait data (header) tagihan / invoice penjualan jika ada yang kurang tepat, meliputi :
| Salesman | : | nama salesman |
|---|---|---|
| Outlet | : | nama dan alamat outlet |
| COD | : | cash on delivery, centang jika tagihan ditipkan saat pengiriman |
| Tanggal Tempo | : | tanggal jatuh tempo tagihan |
| Sales Order ID | : | nomor order penjualan dan nama serta alamat outlet di sales order |
| Sales Manifest ID | : | nomor manifest penjualan dan nama serta alamat outlet di sales manifest |
| Note | : | note / catatan yang akan dimunculkan pada cetak invoice |
| Internal Note | : | catatan internal yang tidak akan dimunculkan pada cetak invoice |
Dalam tahapan ini juga memunculkan hasil total / summary tagihan dari hasil input detail item produk pada tahapan proses sebelumnya, terkait total (bruto), discount, retur, ppn dan netto.
Potong Total Tagihan dengan Manifest Retur Penjualan
Untuk melihat lebih lengkap list manifest retur penjualan yang memotong tagihan ini, klik (details) pada kolom retur, hingga muncul tampilan sebagai berikut :
Unasign Completed Sales Return Manifests
- Unasign Completed Sales Return Manifest
- Klik untuk menampilkan detail manifest return penjualan
- Klik untuk menambahkan potongan sesuai dengan retur tersebut ke dalam tagihan penjualan / invoice
Berisi daftar semua manifest retur penjualan dengan status complete yang belum diasign / ditandai untuk memotong total tagihan invoice penjualan manapun,
Sales Return Manifests
- Selected Sales Return Manifest
- Klik untuk manampilkan detail manifest retur penjualan
- Klik jika anda ingin menghapus manifest retur penjualan dari daftar manifest retur penjualan yang memotong total tagihan / invoice penjualan
Berisi daftar semua manifest retur penjualan yang ditandai untuk memotong togal tagihan penjualan / invoice.
Klik untuk kembali ke halaman summary tagihan / invoice penjualan.
Metode Perhitungan PPN (Type PPN)
Terdapat beberapa metode untuk mensupport anda dalam melakukan perhitungan dan pelaporan PPN, dengan keterangan sebagai berikut:
- Tanpa PPN
Transaksi tersebut tanpa perhitungan PPN
- PPN (Normal)
Perhitungan PPN secara normal. Harga di master produk adalah harga dasar sebelum PPN. PPN 11% akan ditambahkan pada nota
- Gross UP
Sama seperti perhitungan PPN normal, dengan perbedaan pada saat cetak nota total harga masing - masing produk mendapatkan tambahan PPN 11% sebagai informasi.
- Gross
Metode ini dipakai jika harga di master produk adalah harga sudah termasuk PPN (sudah ditambahkan PPN 11%).
DPP akan dihitung dengan [ 100 / (11 + 100) * Total ],
sedangkan PPN yang dibayar / disetorkan dihitung dengan [ 11 / (11 + 100) * Total ]
Simpan Invoice Penjualan
Klik untuk menyimpan tagihan / invoice penjualan dengan memberikan status sent untuk dapat diproses lebih lanjut. Atau klik untuk menyimpan tagihan / invoice penjualan tanpa mengubah status / dalam status draft, atau klik untuk kembali ke tahapan sebelumnya (Add Items)
Create New Invoice Penjualan (Manual)
Untuk membuat tagihan / invoice penjualan secara manual, silahkan klik dan kemudian akan muncul form kosong Create Sales Invoice seperti yang telah dibahas di bagian # Step 1: Draft Request (Create Sales Invoice) sebelumnya.
Berbeda dengan proses submit manifest penjualan menjadi invoice dimana data draft invoice akan secara otomatis terisi sesuai dengan manifest yang anda pilih sebelumnya. Create New Invoice Penjualan secara manual, anda harus mengisi secara manual data invoice penjualan meliputi:
| Sales Order ID | : | nomor order dan indentitas outlet dalam order penjualan (Sales Order) |
|---|---|---|
| Sales Manifest ID | : | nomor manifest dan identitas outlet dalam manifest penjualan (Sales Manifest) |
| Outlet ID | : | id, nama outlet, alamat desa dan kecamatan |
| COD | : | jika transaksi tersebut ditandai cod (Cahs On Delivery) di order penjualan |
| Tanggal Tempo | : | tanggal jatuh tempo piutang |
| Salesman ID | : | nama salesman dalam tagihan (Sales Invoice) |
Untuk tahapan proses selanjutnya telah dijelaskan diatas.
View Invoice Penjualan
Print Download PDF Update Delete
| ID | 15689004 |
|---|---|
| Sales Order ID | (not set) |
| Sales Manifest ID | (not set) |
| Outlet ID | 2569003: Strosin Ltd |
| Alamat | 329 Cronin Creek
New Paulchester, SD 21801-7710 Desa / Pasar Hamillmouth, Kecamatan West Ocieshire, Area New Shayne |
| Tanggal Tempo | 2022-05-14 00:00:00 |
| Note | (not set) |
|---|---|
| Internal Note | (not set) |
| Rec.Info | Dibuat: Admin at 2022-05-13 07:59:25, Terakhir Diubah : Admin at 2022-05-13 20:46:33 |
| Retur | 0 |
|---|---|
| Potongan | 0 |
| Type Ppn | Gross |
| DPP (Netto * 100% / 111%) | 491,978 |
| PPN (DPP * 11%) | 54,118 |
| Netto | 546,096 |
Payment Details
Untuk melihat detail tagihan / invoice penjualan, klik tombol pada masing - masing row, dan pilih View untuk melihat lebih detail terkait tagihan / invoice penjualan.
Pada bagian header terdapat informasi terkait nama salesman, status tagihan ( Draft, Sent, atau Paid), tanggal tagihan, serta indikator (ribbon) untuk pembayaran secara COD
Jika user anda mempunyai hak akses terhadap fungsi - fungsi berikut, maka akan tampil button - button:
: untuk mencetak invoice ke default printer menggunakan browser. : untuk mendownload invoice dalam format pdf : untuk mengubah data tagihan / invoice penjualan : untuk menghapus data tagihan / invoice penjualan
Selain itu juga terdapat informasi terkait ID / nomor invoice, nomor sales order, nomor manifest, id outlet, alamat outlet, dan tanggal jatuh tempo tagihan.
Pada detail invoice penjualan menampilkan informasi terkait:
| Product | : | nama / deksripsi produk |
|---|---|---|
| Qty | : | quantity produk dalam satuan (carton / pack / pcs) |
| Bruto | : |
total bruto, dari perhitungan:
|
| Disc % | : | persentase discount, dengan format: (% discount1 / % discount2 / % discount3) |
| Discount | : | total discount, dalam rupiah |
| Netto | : | total netto, dari perhitungan : Bruto - Total Discount + (PPN per item, jika metode perhitungan PPN (Tipe PPN) adalah Gross Up) |
Untuk melihat detail perhitungan masing - masing item silahkan klik pada masing - masing baris.
Selanjutnya menampilkan total retur, potongan, type metode dan perhitungan ppn, total netto, serta note yang akan muncul di printout faktur dan pdf.
Dan Payment Details yang berisi tentang pembayaran atas invoice tersebut. Informasi lebih lengkap tentang pembayaran akan dibahas lebih lanjut pada bagian #Receive Payment
Update Invoice Penjualan
Update Draft Invoice Penjualan
Untuk mengubah tagihan / invoice penjualan klik pada masing - masing baris di halaman List Invoice Penjualan, kemudian klik dropdown item Update. Untuk draf invoice penjualan, proses edit ini akan langsung redirect ke Add Items dan tahapan selanjutnya persis seperti pada Step1: Add Items Create Invoice Penjualan yang telah dijelaskan sebelumnya.
Update Invoice Penjualan yang telah Dikirim (Sent) dan Lunas (Paid)
Jika user anda mempunyai akses untuk mengubah data Invoice Penjualan yang telah berstatus Dikirim (Sent) dan Lunas (Paid), anda dapat mengubah data invoice penjualan meliputi :
| Sales Order ID | : | nomor order penjualan | |||||||||
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| Sales Manifest ID | : | nomor manifest penjualan | |||||||||
| Outlet ID | : | id dan nama outlet | |||||||||
| COD | : | cash on delivery | |||||||||
| Tanggal Tempo | : | tanggal jatuh tempo tagihan | |||||||||
| Salesman ID | : | nama salesman | |||||||||
| Detail Item | : |
|
|||||||||
| Note | : | catatan yang akan muncul di cetak invoice / pdf | |||||||||
| Internal Note | : | catatan internal yang tidak akan muncul di cetak invoice / pdf | |||||||||
| Type PPN | : | metode perhitungan PPN |
Mark As Sent Invoice Penjualan
Untuk menandai tagian / invoice penjualan telah dikirim ke outlet klik pada masing - masing baris dari halaman List Invoice Penjualan, kemudian klik dropdown item Mark as Sent.
Atau bisa juga dengan klik pada proses Summary disaat create atau edit tagihan (sales invoice).
Print Invoice
Anda dapat mencetak invoice yang telah berstatus Sent dan Paid dengan cara klik pada masing - masing baris dari halaman List Invoice Penjualan, kemudian klik dropdown item Print. Selanjutnya proses pencetakan invoice akan diambil alih oleh browser, jika hasil cetak belum sesuai dengan yang anda harapkan silahkan ubah pengaturan pada printer melalui Control Panel (untuk Windows).
Anda juga dapat mencetak invoice dari halaman View Invoice Penjualan dengan cara klik .
Download PDF
Selain mencetak ke printer, anda juga dapat mendownload invoice dalam format PDF dengan cara klik pada masing - masing bari dari halaman List Invoice Penjualan kemudian klik dropdown item Pdf.
Anda juga dapat mendownload invoice dari halaman View Invoice Penjualan dengan cara klik .
Receive Payment
Untuk mencatat pembayaran (payment) dari invoice yang berstatus Sent, klik pada masing - masing baris di halaman List Invoice Penjualan, kemudian klik dropdown item Receive Payment. Selanjutnya akan ditampilkan segment Payment Details pada halaman View Invoice Penjualan.
Selanjutnya klik pada , kemudian isi data pembayaran sebagai berikut;
| Nomor Bukti | : | nomor kwitansi / nomor bukti pembayaran yg lain |
|---|---|---|
| Payment Method | : | metode pembayaran |
| Uraian | : | deskripsi keterangan tentang pembayaran |
| Payment | : | jumlah nominal yang dibayarkan |
| Discount | : | tambahan potongan / discount invoice pada saat pembayaran invoice |
| Total | : | total pengurangan untuk sisa piutang |
Kemudian klik tombol untuk menyimpan detail pembayaran
Payment Details
Payment List (Payment Details)
Detail pembayaran invoice menampilkan detail data pembayaran terkait:
| ID | : | nomor record item pembayaran |
|---|---|---|
| Tanggal | : | tanggal pembayaran |
| Nomor Bukti | : | nomor kwitansi / nomor bukti pembayaran yg lain |
| Uraian | : | deskripsi keterangan tentang pembayaran |
| Method | : | metode pembayaran |
| Payment | : | jumlah nominal yang dibayarkan |
| Discount | : | tambahan potongan / discount invoice pada saat pembayaran invoice |
| Total | : | total pengurangan untuk sisa piutang |
Untuk menghapus item pembayaran klik pada masing - masing baris.
Delete Invoice Penjualan
Untuk menghapus invoice penjualan klik pada masing - masing baris halaman List Invoice Penjualan yang akan dihapus, kemudian klik dropdown item Delete.
Anda perlu mempunyai akses lebih untuk menghapus invoice penjualan yang sudah sent dan paid